Особенности обработки персональных данных кандидатов при приеме на работу

C обработкой персональных данных (далее – ПДн) кандидатов на замещение вакантной должности сталкивается практически любая компания. Существуют различные варианта поиска будущих работников, начиная от приглашения знакомых, до многоуровневых собеседований с привлечением кадровых агентств и интернет-порталов по содействию в трудоустройстве.

В данной статье мы опустим варианты трудоустройства по знакомству, так как в этих случаях кандидат как правило приглашается на работу без выполнения стандартных процедур с предварительной обработкой его ПДн и начнем с ситуации получения работодателем резюме, содержащих ПДн кандидатов на интернет- порталах типа HeadHunter, Job.ru и др.

В пользовательском соглашении таких порталов в различной форме указывается, что, регистрируясь на сайте, кандидат соглашается на обработку порталом предоставляемых им ПДн, а также на их передачу третьим лицам. Целью обработки ПДн указывается содействие в трудоустройстве у потенциальных работодателей. При этом кадидат может в любой момент удалить свой аккаунт через личный кабинет.

Получив резюме на таких порталах, работодатель в соответствии с требованиями ст. 18 152-ФЗ, до начала их обработки обязан предоставить кандидату информацию о целях обработки ПДн, источнике их получения и правах кандидата, установленных 152-ФЗ, так как ПДн в таком случае получаются не от кандидата напрямую.

Работодатель освобождается от обязанности предоставлять кандидату данную информацию в случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 18 152-Ф, в частности, если: ПДн получены в связи с исполнением договора, стороной которого является кандидат; ПДн сделаны общедоступными кандидатом или получены из общедоступного источника.

Пользовательское соглашение на портале является договором оферты и таким образом передачу ПДн канди-дата будущему работодателю можно считать попадающей под исключение, связанное с выполнением договорных отношений. Но учитывая, что ПДн вводятся пользователями на сайт в режиме онлайн без какой-либо проверки, то возможны случаи, что ПДн кандидата были указаны без его согласия третьими лицами. Поэтому для проверки подлинности полученных данных необходимо связаться с кандидатом по доступным каналам связи и подтвердить его согласие на дальнейшую обработку его ПДн.

В случае же, если работодатель заключает договор на подбор персонала с кадровым агентством, которое проводит предварительные личные собеседования, то необходимость получения перед интервью согласия кандидата на дальнейшую обработку и передачу его ПДн стоит указать в договоре с таким агентством. Портал HeadHunter в своем «Соглашение об оказании услуг по содействию в трудоустройстве» указывает, что кандидат соглашается, что размещаемые им ПДн на сайте будут являться общедоступными и портал не несет ответственности за сохранение их конфиденциальности и/или использование третьими лицами.

Однако данная формулировка противоречит 152-ФЗ, так как в общедоступные источники ПДн могут включаться только с письменного согласия субъекта ПДн (ст. 8 152-ФЗ), поэтому во всех случаях получения резюме кандидата с помощью интернет- портала или по каналам электронной почты сотрудникам отдела кадров работодателя необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления, резюме самим кандидатом. К таким мероприятиям можно отнести приглашение кандидата на собеседование в компанию или обратную связь посредством телефонного разговора. Резюме полученное работодателем, в форме при которой однозначно определить кандидата, его направившего не представляется возможным, необходимо уничтожить. Получив отклик на свою вакансию, работодатель приглашает кандидата на собеседование, где помимо проверки его деловых качеств и производится основной сбор ПДн.

Если при собеседовании кандидату предоставляются для заполнения различные анкеты, содержащие поля для указания его ПДн, необходимо, чтобы типовая форма таких документов соответствовала требованиям п. 7 Постановления Правительства РФ No 687 «Положения об особенностях обработки ПДн, осуществляемой без использования средств автоматизации» и содержала информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу, а также поле, в котором кандидат мог поставить отметку о своем согласии на обработку указанных ПДн.

Для случаев, когда анкета с возможностью ввода ПДн кандидата размещается на сайте работодателя, то помимо места для «галочки» с согласием на обработку ПДн, обязательным условем является публикация на сайте «Политики в отношении обработки ПДн» (ст. 18.1 152-ФЗ), в которой кандидат может ознакомиться с порядком обработки и защиты его ПДн.

При подготовке анкеты кандидата надо учитывать следующие распространенные нарушения:

- сбор избыточных ПДн о кандидате;

- сбор ПДн третьих лиц без их согласия;

- обработка ПДн после достижения цели обработки.

Условие, чтобы содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствовали заявленным целям обработки (ст. 5 152-ФЗ) является одним из основных требований при обработке любых ПДн. Так как обработка ПДн кандидатов осуществляется с целью заключения с ними трудового договора, а ст. 64 Трудового кодекса РФ запрещает какое бы то ни было ограничение прав при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, то сбор указанных данных в анкете является избыточным.

Основную часть необходимой ему информации работодатель может получить из документов, предъявляемых при приеме на работу и определенном в ст. 65 Трудового кодекса. Данные документы позволяют идентифицировать личность кандидата и содержат информацию о предыдущей трудовой деятельности, сведения о воинском учете и др. Кандидат, поступающий на работу, несет ответственность за достоверность представленной информации и, если будет установлено, что работник при заключении трудового договора представил подложные документы или заведомо ложные сведения, это дает работодателю право уволить такого работника (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Вопрос о судимости кандидата (или даже его родственников), который любят добавлять в анкету сотрудники службы безопасности, как выше было уже указано в общем случае не связан с деловыми качествами работника. Правила обработки специальной категории ПДн, к которой и относятся данные о судимости определены в ст. 10 152-ФЗ. Сбор информации о судимости кандидата должен производить только при приеме на работу, которую нельзя выполнять при наличии судимости.

Виды деятельности с подобным запретом установлены Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

К числу лиц, у которых работодатель должен потребовать справку об отсутствии судимости, в частности, относятся:

- лица, осуществляющие педагогическую деятельность (ч. 2 ст. 331 ТК РФ);

- лица, осуществляющие деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ);

- специалисты авиационного персонала (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ); сотрудники органов федеральной службы безопасности (п. «в» ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 г. No 40-ФЗ);

- судебные приставы (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 21.07.1997 г. No 118-ФЗ);

- сотрудники таможенных органов (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 г. No 114-ФЗ);

- работники клиринговых организаций (п. 3 ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 07.02.2011 г. No 7-ФЗ);

- прокуроры (абз. 5 п. 2 ст. 40.1 Федерального закона от 17.01.1992 г. No 2202-1);

- лица, обеспечивающие безопасность объектов топливно-энергетического комплекса (п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.07.2011 г. No 256-ФЗ);

- лица, обеспечивающие транспортную безопасность (п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 г. No 16-ФЗ).

В подавляющем большинстве организаций работать с судимостью можно, поэтому данные вопросы в анкете кандидата нарушают не только законодательство в области ПДн, но также и Трудовой кодекса. Следующим распространенным нарушением является внесение в анкету полей для указания ПДн родственников кандидата (ФИО, место работы, дата рождения и т. д.). Сбор таких данных помимо того, что не относится к деловым качествам работника, также требует обязательного получения согласия от родственников кандидата на их обработку.

После трудоустройства кандидата и оформления его как работника обработка ПДн его близких родственников возможна без получения их согласия для оформления социальных выплат и алиментов, в объеме, предусмотренном формой No Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. No 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Во всех иных случаях, получение согласия родственников работника является обязательным условием обработки их ПДн. В случае если планируется обращение к бывшим работодателям для уточнения или получения дополнительной информации о кандидате в анкете также необходимо указать согласие кандидата на такие действия. Кандидату необходимо разъяснить, по каким каналам собираются проводить проверку и какие сведения о нем хотят уточнить.

Рекомендуется не вносить в анкету поля для указания ПДн рекомендодателей, так как в таком случае возникает случай обработки их ПДн без получения согласия, а запрашивать от кандидата письменные рекомендации с прошлых мест работы. Письменная рекомендация содержащая данные рекомендодателя будет являться подтверждением, что обработка осуществляется с его согласия. Если же письменные рекомендации получить не предоставляется возможным, то данные бывшего работодателя стоит получить в минимальном объеме необходимом для контакта.

При обращении по прежнему месту работы кандидата необходимо при быть готовым предоставить бывшему работодателю письменный запрос, содержащий цель запроса, подтверждение согласия кандидата на проверку его данных, а также перечень запрашиваемой информации. При этом после поступления такого запроса, бывший работодатель обязан получить согласие бывшего работника на предоставление его ПДн и предупредить лиц, получающих ПДн работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.

В случае если по результатам собеседования работодатель принял решение в настоящий момент не приглашать кандидата на работу цель обработки его ПДн считается достигнутой и ПДн, предоставленные кандидатом, должны быть уничтожены в течение 30 дней (п. 4 ст. 21 152-ФЗ), за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных кандидатов определен в течение 3 лет.

Если же работодатель хочет оставить его резюме и анкету в кадровом резерве необходимо учесть, что на это требуется отдельное согласие, так как целью первоначальной обработки его ПДн было замещение текущей вакантной должности. Согласие на внесение данных кандидата в кадровый резерв возможно в виде отдельного документа или внесением в заполняемую анкету необходимого раздела с указанием условий ведения кадрового резерва, сроком хранения ПДн, а также порядком исключения его из кадрового резерва.

Стоит отметить, что согласие на обработку ПДн гражданских служащих при ведении государственным органом кадрового резерва не требуется, так как это предусмотрено в 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Подводя итоги стоит отметить, что при обработке ПДн кандидатов работодатель должен соблюдать все те же основные требования законодательства, что и при работе с любыми ПДн:

- определить перечень ПДн кандидатов, в объеме необходимом для заключения с ним трудового договора и не выходящих за рамки законодательства;

- ознакомить сотрудников, осуществляющих обработку ПДн кандидатов с комплектом локально нормативных актов, определяющих порядок обработки и защиты ПДн у работодателя;

- контролировать получение согласия кандидатов на замещение вакантных должностей на обработку их ПДн на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу;

- обеспечить защиту носителей ПДн (резюме, анкеты и т. д.);

- уничтожать ПДн по достижению цели обработки.